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3. Die Geschäftsausstattung eines Existenzgründers

by michel

Wer sein eigener Chef sein möchte, braucht neben einer guten Geschäftsidee und einem durchdachten Businessplan eine Geschäftsausstattung, die ihn bei der Erledigung seiner Aufgaben unterstützt. Mit dem Besorgen der Geschäftsausstattung bei Existenzgründung sollten Sie beginnen, bevor Sie Ihre ersten Kunden empfangen.

Welche Geschäftsausstattung benötigt ein Existenzgründer?

Welche Geschäftsausstattung bei Existenzgründung benötigt wird, hängt auch von dem Unternehmen ab, das Sie betreiben möchten. Pauschal lässt sich diese Frage  also nicht beantworten. Möchten Sie ein Restaurant eröffnen, kommen dafür andere Einrichtungsgegenstände infrage als bei einem Buchhaltungsservice. Aber es gibt einige Punkte, die in der Regel jedes Unternehmen betreffen.

Grundausstattung eines Büros

Ein gutes Büro hat mehr als einen Schreibtisch und einen Stuhl. Zusätzliches Mobiliar wird z.B. benötigt, um Geschäftsunterlagen und Personalakten vor dem Zugriff Dritter abzusichern. Hierfür eignet sich ein abschließbarer Schrank. Verwahren Sie in Ihrem Büro Bargeld, sollten Sie über einen Tresor nachdenken.

Für die Geschäftsausstattung bei Existenzgründung sind auch einige elektronische Geräte erforderlich. Zur in der Regel benötigten Hardware zählen in der Regel ein moderner PC, ein Telefon sowie ein Drucker. Auch ein Kopierer ist äußert sinnvoll, hier sind Multifunktionsgeräte mit Druck, Fax- und Kopiefunktion eine gute Alternativve. 

Bezüglich eines PCs oder eines Notebooks achten Sie aud eine ausreichende Ausstattung des Gerätes. Dieses ist auch abhängig von den Leistungen, die Sie anbieten. Nutzen Sie einen PC oder ein Notebook einzig zum Abruf von E-Mails und der Erstellung von Textdokumenten sowie zur Recherche im Internet, benötigt der PC bzw. das Notebook weniger Leistungsstärke als wenn Sie grafische Arbeiten verrichten und großer Datenmengen verarbeiten müssen.

Es gibt verschiedene Anbieter, die auch sogenannte refurbished Produkte in Business-Qualität anbieten, hier handelt es sich um hochwertige, gereinigte und aufbereitete Hardware wie PCs und Notebooks, die ebenfalls über Garantien verfügen.  Diese Hardware wird zu einem günstigeren Preis angeboten und kann für Existenzgründer eine echte Option sein. Ein Anbieter mit zusätzlich umweltfreundlicher und sozial engagierter Ausrichtung ist die Firma AfB social & green it mit günstigen PC und Notebook-Angeboten*.



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Planen Sie neben den erforderlichen Softwareprogrammen wie für Office-Programme auch Kosten für den Virenschutz und weitere Sicherheitsmaßnahmen ein.
Ein ordentlicher Virenschutz ist heutzutage absolut erforderlich. Die kostenfreien Lösungen sind besser als gar nicht, bieten aber in der Regel nicht die erforderliche Sicherheit, die kostenpflichtige Softwareangebote bieten. Neben dem Schutz des PCs ist auch der Schutz von E-Mails und ein Schutz für das mobile Endgerät sehr wichtig.

Zwischenzeitlich erfolgt die Online-Authentifizierung über eine sogenannte 2Faktor-Authentifizierung. Neben einem PC oder Notebook sollte also auch ein mobiles Gerät vorhanden sein, dass Sie für Firmenzwecke nutzen können.

Sicherheitssoftware-Virenschutz-PC

Brauchen Sie einen Firmenwagen?

Einen Firmenwagen benötigen Sie nicht, wenn Sie Ihre Tätigkeit in einem Home-Office erledigen oder davon profitieren, dass die Kunden ausschließlich zu Ihnen kommen. Haben Sie oft auswärts Termine, die mehrere Kilometer entfernt liegen, ist die Anschaffung eines Dienstwagens für die Geschäftsausstattung bei Existenzgründung ein Vorteil. Hierbei stellt sich die Frage nach dem Führen eines Fahrtenbuchs, wobei die Alternative eines elektronischen Fahrtenbuchs eine gute Alternative bietet. Alternativ kann auch ein privates Fahrzeug genutzt werden und die geschäftlich getätigten Fahrten werden über eine km-Pauschale beim Finanzamt angegeben.

Profitieren Sie von der Unterstützung eines Corporate Design

Um Ihre Geschäftsidee umzusetzen, sollte Sie von der Unterstützung eines Corporate Design profitieren. Für das Bekanntwerden Ihres Unternehmens sorgt das Corporate Design durch ansprechende Visitenkarten, Flyer und Broschüren.

Neben den Druckerzeugnissen ist eine professionelle Online-Darstellung heutzutage maßgeblich wichtig. Ein Großteil aller Recherchen über Leistungen und Produkte erfolgt heute über das Internet. 

Planen Sie die Erstellung einer Website – unbedingt für mobile Geräte optimiert – ein, und denken Sie weiterhin über Auftritte in den für Sie passenden Sozialen Medien nach. Auch  hier ist die Zielkundschaft ein wichtiger Faktor. Betreiben Sie ein B2B-Business, werden für Sie die beruflichen Netzwerke wie XING oder LinkedIn sinnvoll sein.

Befindet sich Ihre Zielgruppe im Privatkundenbereich kann auch Facebook und Instagram für Sie nützlich sein. Aufgrund der aktuellen Diskussionen rund um das Thema Datenschutz ist die Nutzung von Sozialen Netzen auf der einen Seite nicht umfassend geklärt, auf der anderen Seite in Bezug auf Marketingaktivitäten aber zu empfehlen. 

Informieren Sie sich in jedem Fall darüber und denken Sie darüber nach, welche Online-Aktivitäten für Sie wichtig sind und planen Sie auch hier ein Budget ein.

In vielen Fällen bietet sich für die Website-Erstellung ein CMS wie beispielsweise WordPress an, mit dem Sie bei Bedarf und Wunsch auch später selber eigene Inhalte einpflegen oder ändern können. Es stehen viele verschiedene Baukastensysteme zur Verfügung, mit denen Sie unter Umständen auch selber kostengünstig eine Online-Präsenz erstellen können. Lassen Sie sich jedoch nicht von den Versprechen verleiten, die eine wirklich gute Website mit einer Erstellungszeit von 5 Minuten anpreist. In der Regel sind die Ergebnisse sehr oft nicht zufriedenstellend. Eine gute Recherche ist hier zu empfehlen.

Fragen Sie bei Agenturen oder Freelancern die Erstellung von Website-Auftritten und weiteren Aktivitäten an. So erhalten Sie einen guten Überblick. Worauf Sie hier im Besonderen achten sollten, erfahren Sie in einem weiteren Beitrag.
Eine empfehlenswerte Adresse für eine  Beratung rund um Thema Webdesign und Online-Marketing finden Sie beispielsweise nachfolgend.  Die Agentur berät Sie umfassend zu den Möglichkeiten und bietet ihre Leistungen zu fairen Preisen an Webdesign mit WordPress und Onlinemarketing*. Die Erstberatung ist kostenlos und gibt Ihnen einen guten, ersten Überblick über die Möglichkeiten.  Wenn es Ihnen lieber ist, vor Ort mit einem Anbieter zu sprechen, fragen Sie nach und recherchieren Sie.

Geschaeftsausstattung-Webdesign-Online-Marketing

Darüber hinaus ist es ratsam, sich bei der Geschäftsausstattung bei Existenzgründung beraten zu lassen, ob einige Einrichtungsgegenstände besser gekauft oder geleast werden können.  Der Vorteil bei Leasingmodellen ist die Verteilung der Kosten auf den Monat, ein Nachteil sind die zusätzlich entstehenden Kosten der Leasingunternehmen.  Da Leasingmodelle auch steuerlich nutzbar sind, lohnt es sich auf jeden Fall, hier noch einmal sich genauer zu informieren.

Die Einrichtung des Büros

Ein Büro müssen Sie für jede Art von Unternehmen haben. Führen Sie z.B. ein Restaurant, brauchen Sie einen Platz, um die Buchführung für den Steuerberater vorzubereiten oder die Lohnbuchhaltung für Ihre Angestellten abzuwickeln. Haben Sie ein Onlinegeschäft, brauchen Sie kein Ladenlokal. Unvermeidlich ist das Büro. Ein Ort, von dem Sie Ihre Geschäfte abwickeln können.

Das Büro kann je nach Geschäftszweck auch als Home Office gestaltet werden. Die Nutzung eines Home Office hat Vor- und Nachteile. Wenn Ihr Geschäftszweck es zulässt und Sie die räumlichen Möglichkeiten haben, ist ein Home Office am Anfang durchaus eine Möglichkeit. Sparen Sie sich doch dabei die Kosten für Miete und Betriebskosten etc.

Aber es gibt dabei einige Punkte zu beachten. Einmal aus steuerlicher Sicht, denn die Möglichkeit ein Home Office steuerlich abzusetzen, ist streng durch die Steuergesetze geregelt. Aber auch aus datenschutzrechtlicher Sicht und der Frage: “Kann ich mich in einem Home Office entsprechend abgrenzen, so dass die “Arbeitszeit” und “Freizeit” nicht vollkommen ineinander übergehen?”, sollte man sich stellen.

Maschinen und Anlagen – kaufen oder leasen

Wenn Sie Güter und Produkte herstellen, sind Sie eventuell für die Geschäftsausstattung bei Existenzgründung auf Investitionen in Maschinen und Anlagen angewiesen. Da die Anschaffung mit teilweise sehr hohen Kosten verbunden sein kann, prüfen Sie die Möglichkeit, gebrauchte Anlagen und Maschinen* zu erwerben. Der Kauf einer gebrauchten Maschine kann die Kosten hierfür erheblich senken.

Eine Alternative bietet auch hier wie oben genannt weiterhin das Leasen der Maschinen. Im Vergleich zum Kauf ist das Leasing in jedem Monat des Mietens mit einem deutlich geringeren finanziellen Aufwand verbunden. Es muss aber beachtet werden, dass das Leasing insgesamt teurer ist, da die Leasingraten nicht nur den Kaufpreis des geleasten Gegenstandes abdecken, sondern auch die Bearbeitungsgebühr des Leasinggebers beinhalten.
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Die richtige Hard-und Software

Eine moderne Hard-und Software als Geschäftsausstattung bei Existenzgründung benötigen Sie in beinahe jedem Business. Mithilfe eines Computers und der richtigen Software lassen sich Termine besser planen. Daneben gilt es ein Programm zu finden, dass Sie bei Ihrer Tätigkeit unterstützt.

Computer & Co.

Planen Sie einen modernen PC ein, der über die erforderliche Leistungsfähtigkeit und die notwendigen Softwareprogramme verfügt. Auch ist wie bereits oben beschrieben, die Nutzung von Sicherheitsprogrammen wie der Einsatz von Virensoftware wichtig.

Computer und Notebooks gibt es in allen Preisklassen und Leistungsstufen. Abhängig davon, ob Sie Ihren PC “nur” für buchhalterische Zwecke und die Korrespondenz nutzen möchten, oder aber auch multimediale und grafische Arbeiten erledigen möchten, benötigt der PC eine entsprechende Ausstattung in Bezug auf Speicherkapazitäten und Prozessorleistungen.

Wer kein oder nur ein kleines Budget zur Verfügung hat, kann eventuell auf generalüberholte Hardware zurückgreifen.
Dieses Möglichkeit kann eventuell für einen Einstieg interessant sein. Gerade in Bezug auf Kostenersparnis und Nachhaltigkeit sind generalüberholte Geräte* durchaus eine Option, denn die Hardware wird vor Verkauf auf Herz und Nieren geprüft. Abhängig vom Anbieter können teilweise zusätzliche Garantien erworben werden.

Datensicherung

Als Existenzgründer und Selbständiger benötigen Sie in jedem Fall eine Datensicherung. Die Minimalausstattung sollte eine externe Festplatte sein, auf die Sie regelmäßig Ihre Daten sichern.  Die Datenschutzgrundverordnung erfordert eine gute Sicherheitsstrategie für die personenbezogenen Daten, die im Geschäftsverlauf anfallen. Planen Sie also entsprechende Hardware und Software für die Datensicherung ein.

Software

Die notwendige Buchhaltung können Sie einem Steuerberater überlassen oder Sie nutzen eine professionelle Buchhaltungssoftware und erledigen damit Ihre Buchhaltung kostengünstig selber. Hier gibt es zahlreiche Anbieter. Eine gute und bezahlbare Cloudlösung, die den heutigen Datenschutzanforderungen gerecht wird, ist die Cloudlösung von sevDesk. Die  verschiedenen Pakete bieten je nach Bedarf unterschiedliche  Funktionen und können jederzeit erweitert werden. So kann die Software mit dem Unternehmen mitwachsen.  Die Cloudlösung von sevDesk bietet die Möglichkeit, die Software für einen bestimmten Zeitraum kostenlos zu testen sevDesk kostenlos testen*.

Zu allen Kosten, die für die Geschäftsausstattung bei Existenzgründung anfallen, sollten Sie sich bei steuerlichen Fragen beraten lassen und berücksichtigen, dass dies mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Planen Sie daher Kosten für eine steuerliche Beratung ein. Nutzen Sie das Weiterbildungsangebot lokaler Anbieter wie der  IHK, der  Handwerkskammer oder der Volkshochschulen.

Die Geschäftsausstattung bei Existenzgründung als Teil des Businessplans

Bevor ein Existenzgründer seinen Plan von dem eigenen Unternehmen in die Tat umsetzen kann, muss er sich Gedanken über die Geschäftsausstattung bei Existenzgründung machen.

Nachdem die passende Lokalität – ein Ladengeschäft oder ein Büro – gefunden wurde, müssen Sie sich mit der Einrichtung des Büros beschäftigen. Daneben steht die Frage an, ob Sie einen Firmenwagen benötigen oder nicht. Für ein optimales Marketing sorgt die Unterstützung eines professionellen Corporate Design. Als Existenzgründer profitieren Sie von einer innovativen Marketing-Betreuung und einer Buchhaltungssoftware, mit der Sie alle Zahlen im Blick haben.

Diese und alle anderen Pläne zur Geschäftsausstattung bei Existenzgründung nehmen Sie in Ihren Businessplan auf. Potenzielle Geldgeber erkennen daran die Professionalität, mit der Sie Ihr eigenes Unternehmen auf den Weg bringen möchten.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient nicht der Rechtsberatung.  Die Themen wurden bei Erstellung ausführlich recherchiert, bilden aber unsere persönliche Meinung ab und sollen einen Überblick über das jeweilige Thema bieten. Da sich die Voraussetzungen fortlaufend ändern und für jedes Unternehmen besondere Voraussetzungen gelten können, dienen diese Beiträge einem ersten Überblick. Alle Angaben und Inhalte gelten daher ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit und ohne Haftungsanspruch.  Für eine adäquate Beratung hinsichtlich Ihres Unternehmens wenden Sie sich bitte an eine themenspezifische Beratungsstelle in Ihrer Nähe wie der Industrie- und Handelskammer (IHK), der Handwerkskammer (HWK) oder einen Steuerberater Ihrer Wahl.

Bildquellen:
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