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5. Buchführung für Existenzgründer und Selbständige – Was sollte man beachten

by michel

Buchführung für Existenzgründer und Selbständige, ein leidiges und doch so wichtiges Thema. Selbstständige und Existenzgründer müssen »Buch über ihre Geschäfte« führen. Wie die Buchführung für Existenzgründer und Selbständige auszusehen hat, hängt entscheidend von der Rechtsform des Unternehmens ab und welche Größe dies hat.

Bilanzerstellung oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die Aufstellung zu einer Bilanz gilt insbesondere für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, Limited) und Personengesellschaften, die im Handelsregister eingetragen sind. Dies kann z.B. eine OHG sein. Handelt es sich um kein gewerbliches Unternehmen greifen gesetzliche Umsatzgrenzen, um die Pflicht zur Aufstellung einer Bilanz auszulösen. Die Bilanz zeigt auf der Aktivseite die Mittelverwendung und auf der Passivseite die Mittelherkunft.

Sind Sie selbständig tätig, ermitteln Sie Ihren Gewinn in der Regel durch eine Einnahmenüberschussrechnung. Diese Gewinnermittlungsmethode kommt bei der Buchführung für Existenzgründer und Selbständige häufiger vor als eine Bilanz.

Bei einer EÜR werden die Einnahmen und die Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt. Je nach dem, was überwiegt, drückt sich das Ergebnis in einem Gewinn oder einem Verlust aus. Diese Größe muss in der persönlichen Einkommensteuererklärung erklärt werden.

Was ist bei der laufenden Buchführung für Existenzgründer und Selbständige zu beachten?

Meldet der Existenzgründer sein Unternehmen beim Finanzamt an, erhält er binnen weniger Tage den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Hier müssen bestimmte Angaben zur Person und zu dem Unternehmen gemacht werden. Neben den postalischen Daten wird z.B. auch danach gefragt, ob in dem Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt werden sollen. Wird der Fragebogen ausgefüllt an das Finanzamt zurückgesandt, bekommt der Unternehmensgründer eine Steuernummer zugewiesen. Damit ist der erste Schritt der Buchführung für Existenzgründer und Selbständige getan.

In dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird auch danach gefragt, ob der Unternehmer von der Dauerfristverlängerung Gebrauch machen möchte. Dies bedeutet, dass die Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig einen Monat später abgegeben werden darf.

Ob die Pflicht zur Abgabe zu einer Umsatzsteuervoranmeldung besteht, macht der Gesetzgeber von der Höhe der erzielten Umsätze abhängig. Da ein Existenzgründer noch keine oder nur wenige Umsätze generiert hat, muss er seinen Umsatz schätzen.

Kleinunternehmerregelung

Der Existenzgründer kann aber auch die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn der Bruttoumsatz im Vorjahr 17.500 Euro und im laufenden Geschäftsjahr 50.000 Euro nicht überstiegen hat. Gilt die Kleinunternehmerregelung, braucht in den Rechnungen der Buchführung für Existenzgründer und Selbständige keine Umsatzsteuer ausgewiesen zu werden. Auf der anderen Seite ist ein Kleinunternehmer auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wird der Antrag genehmigt, bindet er den Kleinunternehmer für fünf Jahre.

Bei der Buchführung für Existenzgründer und Selbständige sind Abschreibungen zu berücksichtigen. Abschreibungen werden auf alle Wirtschaftsgüter vorgenommen, die teurer als 1.000 Euro sind. Wird beispielsweise ein Pkw für 12.000 Euro angeschafft, mindert er den Gewinn nicht in einer Summe. Die Anschaffungskosten sind auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen. Die amtlichen AfA-Tabellen sehen bei einem Pkw eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 6 Jahren vor. Im Jahr der Anschaffung und in den folgenden fünf Jahren werden jeweils 2.000 Euro abgeschrieben.

Kostet der Gegenstand nicht mehr als 1.000 Euro, wird er als sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) behandelt. Hier ist das Folgende zu beachten: Betragen die Kosten des Gegenstandes zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro besteht ein Wahlrecht. Der Gegenstand kann in einen Pool eingestellt und über fünf Jahre abgeschrieben werden. Wahlweise kann der Gegenstand aber auch sofort und komplett abgeschrieben werden. Belaufen sich die Kosten auf nicht mehr als 250 Euro muss der Gegenstand sofort und voll abgeschrieben werden. Im Rahmen der Buchführung für Existenzgründer und Selbständige kann die Poolabschreibung verwendet werden, um den Gewinn in Folgejahren zu schmälern. Hierdurch ergibt sich eine geringere Steuerlast.

Debitoren / Kreditoren

Die Buchhaltung für Existenzgründer und Selbständige beinhaltet auch die Debitorenbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung. Die Debitoren sind die eigenen Kunden. Ein Debitorenkonto gibt Aufschluss über die gestellten Rechnungen und die Zahlungen. So lässt sich schnell erkennen, bei welchen Debitoren noch Forderungen bestehen. Analog hat der Unternehmer bei einem Kreditorenkonto schnell den Überblick darüber, welche Verbindlichkeit noch nicht getilgt worden ist.

Bei der Buchführung für Existenzgründer und Selbständige sind insbesondere zwei Steuerarten relevant. In der persönlichen Einkommensteuererklärung ist der Gewinn aus dem Unternehmen einzutragen. Besteht neben der Tätigkeit noch eine Anstellung, müssen auch die Daten der Lohnsteuerkarte in der Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden. Steuermindernd wirken sich dagegen Versicherungsbeiträge und Spenden aus. Nach Einreichung der Steuererklärung ermittelt das Finanzamt die Höhe der Steuer und setzt diese mit einem Steuerbescheid fest.

Ist der Unternehmer umsatzsteuerpflichtig, muss er turnusmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und am Ende des Jahres eine Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt schicken. Wurde ein Gewerbe angemeldet, bekommt das Finanzamt zusätzlich die Gewerbesteuererklärung. Stellt ein Existenzgründer fest, dass steuermindernde Sachverhalte nicht berücksichtigt wurden, kann er binnen eines Monats Einspruch gegen den Bescheid einlegen.

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Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.  Die Themen wurden bei Erstellung ausführlich recherchiert, bilden aber unsere persönliche Meinung ab und sollen einen Überblick über das jeweilige Thema bieten. Da sich die Voraussetzungen fortlaufend ändern und für jedes Unternehmen besondere Voraussetzungen gelten können, dienen diese Beiträge einem ersten Überblick. Alle Angaben und Inhalte gelten daher ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit und ohne Haftungsanspruch.  Für eine adäquate Beratung hinsichtlich Ihres Unternehmens wenden Sie sich bitte  auch an eine themenspezifische Beratungsstelle in Ihrer Nähe wie der Industrie- und Handelskammer (IHK), der Handwerkskammer (HWK) oder einen Steuerberater Ihrer Wahl.

 

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